Sztuczna inteligencja miała oddać nam czas. W kilka minut potrafimy przygotować pierwszą wersję prezentacji, podsumować kilkudziesięciostronicowy dokument, przeanalizować dane, zrobić research czy napisać odpowiedź na e-mail. Zadania, które jeszcze niedawno zajmowały godzinę, możemy wykonać w kilkanaście minut.

A jednak wiele osób nie ma poczucia, że dzięki AI pracuje mniej. Wręcz przeciwnie — tempo pracy rośnie, liczba zadań się zwiększa, a kalendarze nadal są pełne.

W Coacherto coraz częściej spotykamy się z tym paradoksem podczas sesji coachingowych. Liderzy i menedżerowie korzystają z coraz lepszych narzędzi, automatyzują część pracy i wykonują wiele zadań szybciej, a jednocześnie nadal mówią o przeciążeniu, braku przestrzeni na myślenie strategiczne i poczuciu ciągłego niedoczasu.

Być może więc w świecie AI problemem nie jest już samo zarządzanie czasem. Problemem staje się zarządzanie tym, na co ten czas przeznaczamy. A poradzenie sobie z nim wymaga czegoś więcej niż nauczenia się obsługi kolejnego narzędzia AI. Wymaga intencjonalnego przeprojektowania własnego sposobu pracy i rozwijania nowych kompetencji.

AI rzeczywiście pozwala nam pracować szybciej Coraz więcej badań pokazuje realny wpływ generatywnej AI na produktywność. W eksperymencie przeprowadzonym we współpracy z Boston Consulting Group 758 konsultantów wykonywało zadania charakterystyczne dla pracy konsultingowej. W zadaniach mieszczących się w zakresie możliwości AI osoby korzystające z GPT-4 wykonywały pracę średnio o 25% szybciej, realizowały o 12% więcej zadań, a jakość rezultatów była wyższa. Badanie pokazało jednak również, że AI nie poprawia wyników we wszystkich rodzajach zadań — tam, gdzie technologia przekraczała granice swoich możliwości, nadmierne poleganie na niej mogło pogarszać rezultaty.

Podobny efekt zaobserwowali badacze Stanford i MIT analizujący pracę ponad 5 tysięcy pracowników obsługi klienta. Dostęp do narzędzia opartego na generatywnej AI zwiększył ich produktywność średnio o około 14%, przy czym największą poprawę odnotowano wśród osób mniej doświadczonych.

Na poziomie całych gospodarek i branż zmiana również zaczyna być widoczna. PwC w „2025 Global AI Jobs Barometer”, analizując blisko miliard ogłoszeń o pracę oraz tysiące raportów finansowych firm, stwierdziło, że w branżach najbardziej podatnych na wykorzystanie AI wzrost produktywności znacząco przyspieszył.

Nie ma więc większych wątpliwości: AI może oszczędzać czas.

Tylko co właściwie dzieje się z odzyskanym czasem?

Godzina zaoszczędzona nie zawsze staje się wolną godziną

Wyobraźmy sobie menedżerkę, która przygotowywała miesięczny raport przez trzy godziny. Dzięki AI robi to teraz w godzinę. Teoretycznie odzyskała dwie godziny. W praktyce prawdopodobnie nie wyjdzie dwie godziny wcześniej z pracy. Zamiast tego przygotuje dodatkową analizę, odpowie na zaległe wiadomości, zaakceptuje kolejne zaproszenie na spotkanie albo zajmie się zadaniem, na które wcześniej „nie było czasu”.

Technologia zwiększyła jej możliwości. Nie zmieniła jednak automatycznie sposobu, w jaki podejmuje decyzje dotyczące własnego czasu. I tutaj pojawia się paradoks współczesnej produktywności: im szybciej jesteśmy w stanie pracować, tym więcej pracy jesteśmy w stanie zmieścić w swoim dniu.

Microsoft, analizując zagregowane dane dotyczące sposobu pracy użytkowników Microsoft 365, opisuje zjawisko „infinite workday”:  dnia pracy, którego granice coraz bardziej się zacierają. Według danych z 2025 roku przeciętny pracownik korzystający z Microsoft 365 jest w podstawowych godzinach pracy odrywany od zadań przez spotkanie, wiadomość lub powiadomienie średnio co dwie minuty. Jednocześnie 48% pracowników i 52% liderów określa swoją pracę jako chaotyczną.

AI może pomóc nam odpowiadać na wiadomości szybciej. Ale nie odpowie za nas na pytanie:

Czy na wszystkie powinniśmy odpowiadać?

Może skrócić spotkanie do kilku punktów. Ale nie zdecyduje:

Czy w ogóle powinniśmy na tym spotkaniu być?

Może w kilka sekund stworzyć kolejny dokument. Ale nie wie:

Czy ten dokument jest potrzebny?

Potrzebujemy nie tylko nowych narzędzi, ale nowych kompetencji

To jedna z najważniejszych zmian, jakie przynosi AI. Technologia rozwija się szybciej niż nasze nawyki związane z pracą. Możemy więc wykonywać stare zadania znacznie szybciej, pozostając jednocześnie w starym modelu funkcjonowania: odpowiadać na wszystko, uczestniczyć w każdym spotkaniu, kontrolować każdy szczegół i wypełniać każdą wolną przestrzeń kolejnym zadaniem.

Dlatego wykorzystanie potencjału AI wymaga intencjonalnego działania.

Musimy świadomie zdecydować, które elementy naszego sposobu pracy chcemy zmienić, zamiast zakładać, że sama technologia zrobi to za nas. Oznacza to również rozwijanie kompetencji, które wraz z upowszechnieniem AI będą zyskiwały na znaczeniu: umiejętności ustalania priorytetów, świadomego kierowania uwagą, delegowania, stawiania granic, krytycznego myślenia, podejmowania decyzji i odróżniania tego, co pilne, od tego, co naprawdę ważne.

Do tego dochodzi jeszcze jedna kompetencja: umiejętność świadomego decydowania, co powierzyć AI, co innym ludziom, a co pozostawić sobie. To już nie jest klasyczne zarządzanie czasem. To projektowanie własnego sposobu pracy.

Nowe zarządzanie czasem zaczyna się od pytania „po co?”

Przez lata zarządzanie czasem kojarzyliśmy przede wszystkim z organizacją: listami zadań, blokami w kalendarzu, metodami planowania i aplikacjami zwiększającymi produktywność.

Te narzędzia nadal mogą być przydatne. Ale AI zmienia istotę problemu.

Jeżeli wykonanie zadania staje się coraz tańsze i szybsze, rośnie znaczenie decyzji poprzedzającej wykonanie:

Czy warto je wykonywać?

McKinsey zwraca uwagę, że organizacje osiągające większą wartość dzięki generatywnej AI nie ograniczają się do dodawania nowych narzędzi do istniejącego sposobu pracy. Zaczynają przeprojektowywać całe procesy i workflow, zastanawiając się na nowo, jak praca powinna być wykonywana)

To samo podejście możemy zastosować do własnej pracy.

Zamiast pytać:

„Jak mogę zrobić to szybciej?”

warto czasem zapytać:

„Czy powinienem robić to w ogóle?”

„Czy musi to zrobić właśnie człowiek?”

„Czy musi to być zrobione właśnie teraz?”

„Czy muszę zrobić to osobiście?”

„Co się stanie, jeśli tego nie zrobię?”

I wreszcie:

„Jeżeli AI odda mi dwie godziny tygodniowo, na co świadomie chcę je przeznaczyć?”

I właśnie tutaj zaczyna się coaching

To właśnie z takimi pytaniami coraz częściej pracujemy podczas sesji coachingowych w Coacherto.

Rozmowy o zarządzaniu czasem coraz rzadziej dotyczą wyłącznie tego, jak lepiej zaplanować dzień. Znacznie częściej prowadzą do pytań o priorytety, granice, delegowanie, koncentrację, rolę lidera i sposób, w jaki chcemy pracować w świecie, w którym coraz większą część zadań możemy powierzyć technologii.

Coaching może stworzyć przestrzeń potrzebną do tego, aby zatrzymać się i intencjonalnie zaprojektować nowy sposób działania, zamiast jedynie reagować na rosnące tempo pracy.

Może również pomóc rozwijać kompetencje, których nie zapewni nam samo wdrożenie AI.

Dlaczego zgadzamy się na każde spotkanie?

Dlaczego trudno nam delegować?

Dlaczego zadanie wykonane na 80% wydaje nam się niewystarczające?

Dlaczego zajmujemy się sprawami pilnymi kosztem ważnych?

Dlaczego, kiedy technologia oddaje nam godzinę, natychmiast wypełniamy ją kolejnymi zadaniami?

Za sposobem zarządzania czasem często kryją się bowiem nie problemy organizacyjne, ale nasze przekonania i nawyki: perfekcjonizm, potrzeba kontroli, trudność w stawianiu granic, przekonanie, że dobry lider powinien być zawsze dostępny, albo utożsamianie bycia zajętym z byciem potrzebnym.

Żadnej z tych rzeczy nie rozwiąże nawet najlepszy asystent AI.

AI zmienia również rolę lidera

Im więcej zadań może wykonywać lub wspierać technologia, tym ważniejsze staje się pytanie o to, co pozostaje unikalnym zadaniem człowieka.

BCG pokazuje, że największe korzyści odnoszą organizacje, które nie tylko wdrażają AI, ale przebudowują sposób pracy. Pracownicy takich organizacji oszczędzają więcej czasu, częściej wykorzystują go na zadania strategiczne i deklarują poprawę jakości podejmowanych decyzji.

Dla lidera może to oznaczać zmianę sposobu myślenia o własnym kalendarzu.

Mniej czasu na przygotowywanie dokumentów, wyszukiwanie informacji czy administrację.

Więcej na rozmowy, podejmowanie trudnych decyzji, rozwijanie ludzi, budowanie relacji, myślenie strategiczne – a czasem po prostu na nieprzerwany czas do myślenia.

Taka zmiana nie wydarzy się jednak sama. Wymaga świadomej decyzji, nowych nawyków i nowych kompetencji.

Nie chodzi o to, żeby zrobić więcej

Przez lata pytaliśmy:

Jak zrobić więcej w tym samym czasie?

AI pozwala nam dziś robić to na niespotykaną wcześniej skalę.

Być może więc w erze AI potrzebujemy zmienić samo pytanie.

Nie: „Ile jeszcze mogę zmieścić w swoim dniu?”

Ale:

„Na co chcę przeznaczać swój czas?”

Możemy każdą godzinę odzyskaną dzięki AI wypełnić kolejnymi zadaniami. Możemy też świadomie przeznaczyć ją na rzeczy, na które od dawna „nie mamy czasu”: myślenie strategiczne, rozwój ludzi, kreatywność, uczenie się, relacje albo regenerację.

I właśnie dlatego zarządzanie czasem w epoce AI staje się coraz częściej tematem coachingowym, a nie wyłącznie organizacyjnym.

AI może pomóc nam odzyskać godzinę.

Ale dopiero intencjonalność pozwala zdecydować, co z nią zrobimy. A coaching może pomóc wypracować kompetencje potrzebne, żeby tę decyzję rzeczywiście wprowadzić w życie.

Ta wersja przesuwa artykuł z tematu „AI i produktywność” w stronę mocniejszej tezy Coacherto: technologia daje możliwości, ale zmiana sposobu pracy wymaga zmiany zachowań i kompetencji człowieka. To moim zdaniem znacznie lepiej uzasadnia rolę coachingu.