Skąd wiesz, że uczestniczyłeś w zbyt wielu spotkaniach online? Kiedy zaczynasz śnić w ramkach Teams, a przed obudzeniem widzisz przycisk „opuść spotkanie”… Śmieszne? Tak sobie.

W ostatnich latach powstała specjalna kategoria żartów i memów  dotycząca spotkań. Trochę się z tego śmiejemy, ale jednak przełączanie się ze spotkania na spotkanie przez większość dnia wcale nie jest śmieszne.

Według danych firmy   Otter.ai pracownicy spędzają dziś średnio 15% czasu na spotkaniach i liczba ta rośnie rok do roku. Menedżerom średniego szczebla spotkania zajmują 35% czasu, a kierownictwu firmy aż połowę. Kalendarze pełne spotkań powodują, że brakuje czasu i energii na pracę w skupieniu. Aby nadrobić zaległości ludzie przychodzą do pracy wcześniej, zostają do późna lub wykorzystują weekendy. To dzieje się nagminnie. Właściwie każdy z naszych klientów pracujących nad zarządzaniem czasem, wskazuje nadmiar spotkań jako problem.

Tymczasem każda minuta spędzona na niepotrzebnym, lub źle zaplanowanym spotkaniu to strata i warto to sobie uświadomić. Co można z tym zrobić?  Po pierwsze, spotkać się z samym sobą, a najlepiej z coachem, aby ustalić dla organizacji, działu, a może tylko dla siebie, nowe reguły gry. Inne możliwości będziesz miała jako prezeska, inne jako szeregowy pracownik, ale zawsze warto spróbować zawalczyć o czas na skupienie. Po drugie, bezwzględnie przestrzegać nowych zasad (i tu też coach może być nieocenionym wsparciem).

Efektywny sposób organizacji spotkań może się różnić, w zależności od branży czy trybu pracy. Jednak praktyka pokazuje nam, że to zróżnicowanie wcale nie jest takie wielkie. Poniżej kilka przykładów dobrych praktyk, które mogą być dla Ciebie inspiracją:

Krótkie spotkania

Zaobserwowaliśmy, że efektywność spotkań spada wraz z ich długością. Po 30 minutach uwaga uczestników znacząco spada. Dlatego wiele firm przechodzi na krótsze, 30-minutowe spotkania, aby utrzymać koncentrację uczestników. Dodatkową korzyścią jest wzrost punktualności  – na krótkie spotkania ludzie się nie rzadziej się spóźniają niż na długie.

Tylko dwukierunkowa komunikacja

Tu przytoczę przykład firmy Netflix, w której spotkania mające na celu jednokierunkową komunikację – np. prezentację projektu, albo efektów pracy zespołu, całkowicie zlikwidowano i zastąpiono innymi formatami, takimi jak memo, e-mail czy podcast. Spotkania w Netflix mają służyć wymianie zdań. Konsekwencją tego podejścia jest przesyłanie wszystkich materiałów wymagających prezentacji z wyprzedzeniem do wszystkich uczestników.

Ograniczenie liczby uczestników

Jako managerowie często ulegamy presji. Godzimy się na spotkania, bo chcemy być mili dla zespołu, pokazać , że projekty, nad którymi pracują nasi ludzie, są dla nas ważne. Siedzimy na spotkaniu nawet jeśli nic nam ono nie daje i my też niewiele wnosimy. Zanim po raz kolejny zgodzimy się na udział, przypomnijmy sobie, że nasz czas to ważny zasób, za który nasza firm płaci i powinniśmy gospodarować nim mądrze. Liderzy powinni traktować czas spędzony na spotkaniach tak poważnie, jak firmy traktują kapitał finansowy.

Naszych klientów i klientki zachęcamy do nie brania udziału  w spotkaniach, jeśli nie mają  wpływu na wynik. Jeśli nie jesteś niezbędna, spotkanie i tak zakończy się sukcesem (być może bardziej!) bez Twojej obecności.

Dzień wolny od spotkań

Proste rozwiązanie o ogromnym potencjale. W artykule  “The Surprising Impact of Meeting-Free Days” , Ben Laker, Vijay Pereira, Pawan Budhwar i  Ashish Malikwskazują niesamowite efekty wprowadzenia dni wolnych od spotkań. Autorzy przebadali 76 firm, zatrudniających ponad 1000 pracowników i prowadzących działalność w ponad 50 krajach, w których w ciągu ostatnich 12 miesięcy wprowadzono od jednego do pięciu dni bez spotkań tygodniowo. Wpływ był ogromny. Nawet jeden taki dzień w tygodniu, poprawił komunikację, zaangażowanie i satysfakcję pracowników, co skutkowało wzrostem wydajności.

Wiele firm blokuje jeden dzień w tygodniu na skupioną pracę bez spotkań. Shopify wprowadził „środy bez spotkań”, zespół produktowy Moveline poświęca każdy wtorek na rozwiązywanie złożonych problemów bez rozpraszania się spotkaniami.

No dobrze, a co jeśli Twoja firma nie prowadzi tego rodzaju polityki? Zapewniam Cię, że nawet wtedy dzień bez spotkań jest możliwy. Po prostu zablokuj go sobie w kalendarzu. Klient proponuje spotkanie w tym czasie? „Nie mogę, co powiesz na termin XY?”. A co z bardzo ważnymi spotkaniami? Ustal ze sobą co jest super ważnym spotkaniem…

Podsumowując – przed każdym spotkaniem każdy lider powinien zadać następujące pytania:

• Po co jest to spotkanie?

• Jaka jest moja rola?

• Czy mogę skrócić to spotkanie, ograniczając jednokierunkową komunikację i skupiając się na dyskusji i podejmowaniu decyzji?

• I wreszcie – czy przypadkiem zaproponowany termin nie wypada w dzień bez spotkań:)

Z relacji wielu liderek i liderek wiemy, że ograniczenie liczby spotkań jest trudne – wszyscy chorujemy na spotkaniozę, która zaburza trzeźwość myślenia. Jednocześnie widzimy jak wielką wartość ma skupiona, samodzielna praca i jaką daje satysfakcję. Warto o ten czas zawalczyć.  Ograniczenie spotkań może poprawić produktywność, szybkość i innowacyjność w każdej organizacji. Spróbuj i zobacz, co się stanie.